Mehr Effizienz und weniger Kosten durch IT-Outsourcing

Besonders in Zeiten, in denen betriebliche Abläufe grundlegend in Frage gestellt und auf ihre Effizienz überprüft werden müssen, kommt der Auslagerung von Geschäftsprozessen eine besondere Bedeutung zu. Dabei lassen sich Prozesse und Teilprozesse sehr unterschiedlicher Komplexität auslagern.

Effizienz und weniger Kosten durch IT-OutsourcingDeutsche Mittelständler sehen in der vollständigen Auslagerung ganzer Geschäftsprozesse, etwa Einkauf, Kundenservice oder Rechnungswesen, auch Business Process Outsourcing (BPO) genannt, derzeit keine überzeugende Option. So ermittelte das Marktforschungsinstitut IDC , dass nur fünf Prozent der deutschen Unternehmen im Mittelstand bislang einen externen Dienstleister mit der Bearbeitung ihres Rechnungswesens beauftragt haben.

Ganz anders ist dies bei der Ausgliederung einzelner Teilprozesse. Hier hat die überwiegende Mehrheit bereits umfassende Erfahrungen gemacht. Denn auch durch die partielle Auslagerung von Geschäftsprozessen kann das Unternehmen eine Menge Geld sparen. Insgesamt geht IDC davon aus, dass im Jahr 2012 rund 48% aller IT-Service-Aufwendungen für Outsourcing-Projekte erfolgen. Durch die weitere Reduzierung der Fertigungstiefe wächst dieses Segment also auch in wirtschaftlich schwierigen Zeiten überdurchschnittlich.

Ein gutes Beispiel für die Sinnhaftigkeit der Auslagerung ist etwa die Lohnbuchhaltung. Die damit verbundenen Aufgaben gehören nicht zum betrieblichen Kerngeschäft, so dass Kompetenzen und Verantwortungen gut abgegeben werden können. Das Unternehmen kann sich so auf die eigentlichen Aufgaben konzentrieren und effizienter arbeiten. Erledigt die Lohnbuchhaltung ein externer Dienstleister, muss die Firma keinen eigenen Buchhalter beschäftigen und kann stattdessen etwa in Fachpersonal investieren. Es liegt nahe, dass aufgrund der Spezialisierung die Stückkosten bei einem externen Dienstleister aufgrund der höheren Leistungsmengen deutlich niedriger sein können.

Auch in vielen technischen Bereichen wie etwa dem Betrieb, der Wartung und Weiterentwicklung der betrieblichen IT-Infrastruktur sowie der hauseigenen Anwendungssysteme lassen sich diese Effekte erreichen. Die teilweise berechtigte Angst, mit der Abgabe von Kompetenzen auch an Selbständigkeit zu verlieren, lässt sich entkräften, indem die Server und IT-Systeme nach wie vor im Unternehmen betrieben und nur extern betreut werden. In der Regel ist die damit verbundene Kostensenkung zugleich mit einer verbesserten Qualität verbunden. Denn Spezialisten im jeweiligen Outsourcing-Bereich können durch umfassendes Know-How und weitreichenden Erfahrungen meist die gleichen Aufgaben besser in kürzerer Zeit erledigen.

Bei der Auswahl des Dienstleister ist es wichtig, nicht nur auf die Kosten zu schauen, sondern sich auch zu vergewissern, dass die Qualität stimmt und der Anbieter flexibel arbeitet. Es sollten die Eckpunkte der Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Dienstleister genau definiert sein, um so effektiv wie möglich zu kooperieren. Denn wenn der Unternehmer sich beispielsweise in den outgesourcten Aufgabenbereich einmischt, bremst dies häufig die Arbeit des Dienstleisters aus.

Die Vertragspartner sollten sich zudem über die Dauer der Zusammenarbeit einigen und festlegen, unter welchen Umständen der Vertrag vorzeitig aufgelöst werden darf. Denn das ist wichtig, falls die Firma ihre Unternehmensstrategie ändert oder mit der Arbeit des Dienstleisters nicht zufrieden ist. Ein gutes Outsourcing-Konzept umfasst auch immer eine Strategie zur späteren Wiedereinlagerung von Prozessen ins Unternehmen, sofern dies erforderlich sein sollte.

cuntega erbringt vornehmlich für mittelständische Unternehmen im norddeutschen Raum vielfältige IT-Prozesse. Neben dem Projektgeschäft sind dies insbesondere die langjährige Betreuung und Wartung von Serversystemen und Netzwerken, Anwendersupport, Betrieb von Unternehmensrechnern in den eigenen Rechenzentren sowie alle mit den Innovationszyklen verbundenen Leistungen.

Gerne erläutern wir Ihnen bei Interesse die verschiedenen Handlungsfelder für Ihr Unternehmen. Für Rückfragen zum Thema IT-Outsourcing stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung.